Блок 1 · Диагностика · Модуль 1
Карта рутины вашего бизнеса
Даёт документ: Карта рутины бизнеса + выбранный кандидат на первый контур
- Соберёте карту рутины бизнеса — операции, которые отнимают время, деньги и контроль; десяток и больше — ориентир, не норма
- Научитесь отличать операцию-кандидата на первый контур от той, что машине доверять ещё рано
- Выберете одного кандидата на контур и зафиксируете критерии выбора — с ним и будете собирать первый контур
Отметьте в карте рутины операции, где решения принимаете только вы, и отделите их от тех, что реально можно доверить машине.
В практике: Пройдите по разделу «единственный, кто...» и для каждого пункта решите сразу: делегировать сотруднику, доверить машине или оставить за собой.
Ищите в карте операции, которые буксуют из-за стыков между отделами — не из-за одного сотрудника. Там будущий процессный контур.
В практике: Добавьте в карту колонку «кто отвечает на стыке» и для кандидата на контур пропишите, чьё согласование потребуется при внедрении.
Составляйте карту только по операциям своего отдела — то, что происходит у соседей, вне вашей власти и вне этого упражнения.
В практике: Для выбранного кандидата отметьте, какие данные или согласования отдела зависят от других подразделений, и заложите это в критерии выбора.
Результат модуля
- →Соберу карту рутины своего бизнеса — операции, которые повторяются и отнимают у меня время, деньги и контроль; десяток и больше — ориентир, не норма
- →Буду видеть, какую операцию можно отдать машине первой, а какую ей доверять ещё рано — и почему
- →Пройду самодиагностику и пойму, с какого блока курса начинать именно мне, а не среднему слушателю
- →Выберу одну операцию — кандидата на первый контур — и запишу, почему именно её: с ней и буду собирать контур
- →Назову словами, что в моём бизнесе делается правильно только тогда, когда я лично смотрю
Карта операций — один кандидат
Соберите повторяющиеся операции, которые отнимают у вас время, деньги и контроль: десяток и больше — ориентир, не норма. Из них выберите одну — кандидата на первый контур — и запишите, почему именно её. С ней и будете собирать контур.
Операция прошла три критерия отбора из четырёх. Брать её кандидатом на первый контур?
Слабое звено обнулит эффект от трёх сильных: кандидат должен проходить все четыре критерия — повторяемость, формализуемые правила, допустимую цену ошибки и проверяемость результата.
Понять глубже
Прикиньте, сколько часов в неделю у вас лично уходит на работу, для которой ваша голова не нужна: разбор писем по понятным правилам, пересказ одного и того же клиенту, сведение отчёта из трё…
За несколько месяцев система оценила тысячи разговоров менеджеров с клиентами — качественно, стабильно, дешевле ручной выборки. Руководители оставили на эти оценки один отзыв.
Заполните таблицу: операция, кто делает, раз в неделю, минут, правила, цена ошибки, персональные данные.
Если решение держится на контексте, который сотрудник носит в голове, а инструкции нет — сначала запишите правило словами: «если пришёл запрос такого типа, отвечаем вот так».
Длинные разборы листаются экранами — по одной мысли за раз; кнопка «целиком» разворачивает разбор в сплошной текст. Вывод остаётся здесь, к нему удобно вернуться из практики.
Составьте карту рутины своего бизнеса
Это то задание, без которого дальше идти будет не с чем: карта рутины — материал, из которого в третьем блоке вы своими руками соберёте первый контур. Закладывайте на неё 45–90 минут. Садиться за один присест не обязательно — заполняйте в несколько подходов в течение недели, по мере того как вспоминается.
Машина к тому же выловила операцию, которую «должны» делать, а по факту не делал никто, — руководитель в своей таблице такую пустую клетку обычно не оставляет. Пятнадцать минут — это шаг 1; шаги 2–4 — итоги, скоринг, выбор кандидата — добирают остальное время практики.
Шаг 1. Таблицу руками заполнять не надо — быстрее всего это делается голосом или свободным текстом. Наговорите голосовое или напишите, минут пятнадцать, как проходит ваша обычная неделя: что делаете сами, что делает команда, где вы «единственный, кто...». Не запирайтесь в одном отделе — пройдите мыслями всю компанию: продажи, документооборот, поддержку клиентов, финансы, отчётность, которая идёт вам. Как превращать голос в текст, подробно разберём во втором блоке, в модуле про документы и данные. Пока хватит надиктовать прямо в мобильном приложении Claude — или наговорить заметку на телефон и вставить расшифровку в промпт ниже.
Вставьте расшифровку или текст в промпт. Дальше работает машина: разложит рассказ на список операций, построит карту по семи параметрам — тем же, что в примере выше, — сама посчитает итоги и сама спросит, где ей не хватило деталей. Вы читаете и поправляете.
Промпт «Паспорт рутины»
Роль: ты — бизнес-аналитик, который помогает руководителю сервисного бизнеса увидеть свою рутину как список, а не как ощущение «мы вечно тонем в текучке». Контекст: я руковожу компанией — [тип бизнеса и размер, например «бюро переводов, 40 человек»]. Ниже — рассказ о моей обычной неделе, наговорённый голосом или написанный свободным текстом: что делаю сам, что делает команда, где я «единственный, кто...». [вставьте сюда расшифровку или текст] Требование: разбери рассказ на список конкретных повторяемых операций (не отделов и не функций целиком) и построй из них карту рутины по семи параметрам: операция, кто делает, раз в неделю, минут на один раз, есть ли чёткие правила, цена ошибки, затрагивает ли операция персональные данные. Включи и операции, которые «должны» происходить, но по факту не делает никто — если такие есть в рассказе. Дальше сам посчитай итоги: сколько часов в неделю уходит на рутину суммарно, сколько из них лично на меня, и выведи топ-5 операций по времени. В конце задай мне 3–5 уточняющих вопросов о пробелах — например, где в рассказе явно есть операция, но не хватает деталей для строки таблицы. Формат: таблица в семь колонок (Операция / Кто делает / Раз/нед / Минут / Правила / Цена ошибки / Перс. данные), под ней — три строки итогов (часов/нед всего, из них лично моих, топ-5 по времени), затем список уточняющих вопросов. Критерий приёмки: в карте — все операции, которые реально можно выделить из моего рассказа, без выдумывания строк ради круглого числа; если их меньше 10 — это нормальный промежуточный результат, и часть уточняющих вопросов должна быть направлена на то, чтобы помочь найти недостающие; итоги посчитаны, а не оставлены мне; вопросы касаются конкретных пропусков в моём рассказе, а не общих советов.
Если привычнее руками — тот же результат даст таблица в Google Sheets или Excel, заполненная по тем же семи параметрам из примера выше. Но это запасной путь; основной — промпт выше. Каким бы путём вы ни пошли, эта таблица — ваш накопительный документ на весь курс: в следующем модуле в неё добавится колонка «Режим», и с ней же вы придёте к сборке первого контура в третьем блоке.
Шаг 2. Если шаг 1 вы прошли промптом — итоги уже посчитаны в том же ответе: часы в неделю по всей карте, часы лично ваши, топ-5. Считать отдельно ничего не нужно. Если заполняли таблицу руками — попросите машину добавить формулы автоподсчёта тем же промптом:
Промпт «Формулы для карты рутины»
Добавь в мою таблицу карты рутины столбец «Часов/нед» с формулой: раз/нед × минут ÷ 60. Внизу добавь строку «Итого» — сумма по всем строкам этого столбца, и отдельную строку «Из них лично мои» — сумма только по строкам, где в столбце «Кто делает» указан я: [ваша роль/имя]. Дай готовые формулы для Google Sheets.
Теперь переведите цифру в масштаб, который чувствуется. Сорок с лишним часов в неделю на рутину по всей карте — это один сотрудник на полной ставке, которого вы уже содержите ради рутины. Для ориентира, цифры условные: 42 часа в неделю — примерно одна полная ставка; из них 6 часов лично ваши — почти целый рабочий день собственника, каждую неделю.
Шаг 3. Из всей карты надо выбрать одного кандидата на первый контур. Прогонять каждую строку по четырём критериям в уме не нужно — попросите машину сделать первый проход и показать баллы. Решение всё равно остаётся за вами, но смотреть вы будете уже на посчитанное, а не на ощущения.
Промпт «Скоринг кандидатов»
Оцени каждую строку карты рутины выше по четырём критериям из этого модуля, по шкале от 1 до 3 баллов за критерий: 1) Повторяемость — регулярно (3) или разово (1) 2) Формализуемые правила — можно описать словами (3) или каждый раз новый контекст (1) 3) Допустимая цена ошибки — можно заметить и поправить (3) или дорого ошибиться (1) 4) Проверяемость результата — есть с чем сверить (3) или нечем (1) Покажи таблицу: операция / баллы по каждому из четырёх критериев / сумма баллов. Затем выбери топ-3 кандидата с наибольшей суммой и обоснуй каждый в одну строку. При прочих равных предпочитай кандидатов, где в столбце «Персональные данные» стоит «нет», — они проще для первого контура. Если кандидатов без персональных данных в верхней части списка меньше трёх — дополни топ-3 лучшими по баллам операциями с персональными данными, но явно пометь их и добавь одну строку: с такой операции стоит начинать только после того, как для неё определён режим работы с данными и правила обезличивания. Формат: сначала таблица баллов по всем строкам, затем список топ-3 с обоснованием. Критерий приёмки: топ-3 — подсказка. Финальный выбор кандидата делаю я сам, после того как посмотрю на баллы и обоснования.
Если в топ-3 несколько операций выглядят одинаково сильно — возьмите цифру из шага 2 и решайте по ней: та, что забирает больше часов в неделю, и есть кандидат. Довод не единственный, но самый объективный: он не зависит от того, какая боль в моменте кажется острее.
Шаг 4. Запишите выбранного кандидата отдельно: операцию, ответственную роль и то, почему она прошла все четыре критерия. Это не формальность. Именно с этой записью — не с воспоминанием о ней — вы вернётесь к сборке первого контура в третьем блоке.
Не берите кандидата с самой высокой ценой ошибки, даже если он выглядит самым «важным». Первому контуру нужно одно — дойти до эксплуатации и дать вам рабочий опыт. Впечатлять масштабом с первой попытки не нужно.
На этом карта рутины и первый кандидат готовы. К следующему модулю переходите сразу: там — граница между тем, что можно доверить машине, и тем, что должно остаться за человеком. А перед этим или сразу после пройдите самодиагностику ниже: она скажет, с какого блока продолжать курс лично вам.
Как понять, что карта получилась
Не по числу строк. По трём признакам:
- →В ней есть хотя бы одна операция, которую «должны» делать, а фактически не делает никто. Пустая клетка говорит больше заполненной: вот где утекает контроль.
- →Сумма минут в неделю вас неприятно удивила. Если итог совпал с тем, что вы и так предполагали, — скорее всего, карта собрана по памяти, и цифры с фактом не сверялись.
- →Есть хотя бы одна строка, которую вы точно не отдадите машине. Если таких строк нет — фильтр ещё не применялся.
Если не сработал ни один признак — не переписывайте карту целиком. Возьмите один рабочий день и запишите по часам, на что он ушёл. Одного дня хватает, чтобы карта стала честной.
Наговорите неделю за пятнадцать минут
Не садитесь за таблицу. Наговорите или напишите, как проходит ваша обычная неделя — по всей компании, не по одному отделу — и вставьте расшифровку в промпт «Паспорт рутины». Машина разложит на операции и посчитает итоги сама.
Спор в топ-3 решают часы
Если несколько операций после скоринга выглядят одинаково сильно — берите ту, что забирает больше часов в неделю. Довод не единственный, но самый объективный: он не зависит от того, какая боль в моменте острее.
Кандидат с самой высокой ценой ошибки
Не берите его, даже если он кажется самым «важным». Первому контуру нужно одно — дойти до эксплуатации и дать вам рабочий опыт. Впечатлять масштабом с первой попытки не нужно.
Пустая клетка говорит больше заполненной
Хорошая карта содержит операцию, которую «должны» делать, а по факту не делает никто. Руководитель в своей таблице такую клетку обычно не оставляет — а именно там утекает контроль.
Как это сделать технически
- Мобильное приложение Claude → поле ввода → значок микрофона: наговорите рассказ о неделе (10–15 минут, можно в несколько заходов)
- Расшифровка появится текстом — проверьте и допишите то, что проглотил диктофон
- Вставьте текст в промпт «Паспорт рутины» ниже и отправьте
Кнопки и настройки сервисов меняются — точный порядок всегда в официальном руководстве:
Claude · Диктовка на телефонеClaude · Голосовой режимПрактика · подходы
Мои пометки
Проверка
С какого места курса продолжать лично вам
Идти по курсу подряд, модуль за модулем, не обязательно — у каждого своя стартовая точка. Ниже пять вопросов о том, что у вас уже есть, а что вы ещё не делали. Ответите — и станет видно, с какого блока продолжать лично вам.
Отметьте, что про вас, — маршрут посчитается сам.
Если интерактив недоступен (печать, скринридер), посчитайте ответы сами. Меньше трёх «да» — идите по курсу по порядку, со второго блока, где машина осваивается в чате. Три и больше — можно переходить сразу к третьему блоку, к сборке контура. В обоих случаях модуль про безопасность и комплаенс проходят все.
Где бы вы ни стартовали, первый блок проходят все. Здесь вы собираете карту рутины — операции, которые отнимают у вас время, деньги и контроль, — выбираете из них первого кандидата на контур и проводите границу: что отдать машине, а что оставить человеку. Без своей карты и своего кандидата дальнейшим модулям будет не на чем тренироваться.
Ответьте на пять вопросов
Не читайте курс подряд ради порядка. Ответьте на пять вопросов о том, что у вас уже есть и чего вы ещё не делали, — и станет видно, с какого блока продолжать лично вам.
Первый блок проходят все
С какого места вы ни стартовали, карту рутины и первого кандидата на контур собираете сами. Без своей карты и своего кандидата дальнейшим модулям будет не на чем тренироваться.
Курс один, а входите вы в него по-разному
Самодиагностика выше уже сказала вам, с какого блока начинать. Остался второй вопрос — что по дороге окажется главным именно для вас. На три версии я курс не разводил: модули одни и те же. Меняется другое — где вам стоит остановиться и разобрать всё подробно, а что можно пройти быстрее.
| Если вы | Ваш узкий момент | Где задержаться |
|---|---|---|
| Собственник или первое лицо решения принимаете вы, времени на исполнение нет |
Освоить машину — не проблема. Проблема в другом: решение должно пережить ваше внимание. Вы запустите — и переключитесь на другое, потому что у вас всегда есть другое. | Модуль про команду и внедрение. Вам нужен чемпион — сотрудник, который возьмёт внедрение на себя и не даст ему заглохнуть после того, как вы запустили и ушли. Без него всё встанет через две недели. И модуль про эксплуатацию: у вас выше, чем у всех, риск построить контур, которым никто не пользуется. |
| Операционный или исполнительный директор процессы ваши, бюджет чужой |
Техника — не главная сложность. Труднее предъявить результат в цифрах, а без цифр разговор о деньгах просто не состоится. | Модуль про проекты, где начинается счёт часов, и оба модуля про экономику — чата и контура. Три цифры — какие именно, скажу в модуле про проекты — ведите с первого дня и не округляйте вверх: главы про деньги дают вам язык, на котором говорит собственник. |
| Руководитель функции своя команда, соседние отделы не ваши |
В границе: контур почти всегда упирается в данные или согласование, которые лежат за пределами вашей зоны. | На выборе кандидата: берите операцию, которая целиком внутри вашей функции, даже если снаружи есть та, что болит сильнее. И на подключениях — там разобрано, что делать, когда нужного доступа у вас нет. |
Общее для всех троих: карта рутины, граница «машине — человеку», паспорт контура — короткое описание, как контур устроен и что в нём проверяют, — и календарь эксплуатации. Это каркас курса. От вашей должности он не зависит.
Три оговорки под вашу роль
Если вы собственник
У вас особый соблазн: сделать чемпионом самого лояльного сотрудника — он точно не откажет. Это худший выбор из возможных. Лояльный примет задачу, отчитается о выполнении и не скажет вам, что на практике этим не пользуется, — именно потому, что лоялен.
Вам нужен тот, кто на планёрке первым говорит, что задача бессмысленная. Такой человек скажет честно, если процесс не работает. Вот эта честность и нужна вам от чемпиона — а не глянцевый отчёт об успехе, которого нет.
Если решение о бюджете не ваше
Формула из модуля про экономику чата (часы, закрытые машиной, против цены подписки) нужна не столько вам лично, сколько для разговора с тем, кто платит. Соберите её в одну строку: столько-то часов закрыто за месяц, столько-то стоит подписка, вот разница. Рассказ о возможностях машины на этот разговор не берите. Берите две цифры и решение, которое предлагаете принять.
Считайте по факту прошедшего месяца. Прогноз обесценивает всё остальное, что вы в этом разговоре скажете.
Если система, к которой нужно подключиться, не ваша
Обычная ситуация: данные лежат в системе соседнего отдела, а доступ выдаёт не тот, кому вы можете просто сказать. Запрос доступа можно отложить и начать с контура без подключения. Пусть данные первое время приносит человек: минута на выгрузку, десять запусков, журнал.
Через две недели у вас на руках будет то, чего нет у большинства просящих доступ: работающий процесс, цифра сэкономленных часов и конкретное требование — какие именно поля и с какой частотой нужны. С этим разговор о доступе выглядит совсем иначе, чем с идеей.
Кандидат — целиком внутри вашей функции
Если вы руководите функцией, берите операцию, которая целиком лежит в вашей зоне, даже если снаружи есть та, что болит сильнее. Контур почти всегда упирается в данные или согласование не из вашей зоны.
Чемпион — самый лояльный
Лояльный примет задачу, отчитается и не скажет, что этим не пользуется, — именно потому, что лоялен. Нужен тот, кто первым на планёрке говорит, что задача бессмысленная: он честно скажет, если процесс не работает.
Доступа нет — данные приносит человек
Данные лежат в системе соседнего отдела. Начните контур без подключения: минута на выгрузку, десять запусков, журнал. Через две недели у вас работающий процесс, цифра часов и точное требование к полям — с этим разговор о доступе другой.
Две цифры за прошлый месяц
Если бюджет решаете не вы, соберите формулу в одну строку: столько часов закрыто за месяц, столько стоит подписка, вот разница. Считайте по факту, не прогнозом. Рассказ о возможностях машины на разговор не берите.
Модуль закрывается кнопкой внизу. Ваш документ и пометки уже в кабинете; полный тест — по желанию, кнопкой ниже.
Модуль был полезен?